Každá firma potrebuje jasné pravidlá
Pohonné hmoty patria medzi najčastejšie kontrolované výdavky, pretože sú pravidelné, variabilné a jednoducho zneužiteľné. Keď firma nemá jasný systém, rýchlo vzniká chaos. Chýbajúce bločky, neúplné záznamy, rozdiely v spotrebe alebo tankovania v rozpore s knihou jázd. Presné pravidlá eliminujú riziko a umožnia firme preukázať, že všetko sedí.
Ako preukazovať spotrebu
Tankovacie karty
Najspoľahlivejšie riešenie – automatická evidencia, presný dátum, čas, množstvo aj typ paliva. Účtovníctvo tak dostáva doklady, ktoré sú okamžite použiteľné.
Účtenky z čerpacích staníc
Stále bežná prax, no vyžaduje dôslednosť vodičov aj administratívy. Každý bloček musí byť úplný, čitateľný a prepojený s konkrétnou jazdou.
Preukázanie spotreby podľa technického preukazu
Ak skutočná spotreba výrazne prekračuje hodnoty v TP, pri kontrole vznikajú otázky. Firma musí vedieť zdôvodniť rozdiely – napríklad jazdou s nákladom, zimnou prevádzkou či diaľkovým charakterom trás.
Ako účtovať jednotlivé typy výdavkov
Firemné vozidlo
Všetky výdavky sú daňovo uznateľné, ak sú riadne doložené a súvisia s podnikaním. Kľúčová je úplná evidencia jázd, tankovaní a spotreby.
Súkromné vozidlo používané na služobné účely
Účtovanie prebieha podľa počtu služobných kilometrov a spotreby stanovenou normou. Bez riadne vedenej knihy jázd sa náklady spochybňujú.
Elektromobil
Účtujú sa náklady na energiu – buď podľa faktúr za nabíjanie, alebo podľa evidovaných nabíjacích cyklov. Rovnako platí potreba spojiť výdavky s konkrétnymi služobnými jazdami.
Kedy môže finančná správa spochybniť náklady?
- Neúplná účtenka alebo nečitateľné údaje
- Nezodpovedajúca spotreba v porovnaní s TP
- Chýbajúci záznam o služobnej jazde
- Tankovanie v čase alebo na mieste, ktoré nezodpovedá pracovnej trase
- Palivo neprimerané k typu vozidla (napr. benzín pri dieseli)
Ako zabezpečiť účtovanie bez stresu
- Zaviesť tankovacie karty, kde je to možné
- Viesť digitálnu knihu jázd (GPS systémy, automatické exporty)
- Učiť vodičov základným pravidlám – čo odovzdať, čo si všímať
- Pravidelne kontrolovať spotrebu a odchýlky
- Nastaviť jednoduché interné smernice, aby sa všetci držali rovnakých pravidiel
Praktický mininávod pre firmy
- Používajte tankovacie karty alebo digitalizujte účtenky.
- Prepojte jazdy, tankovania a spotrebu v jednom systéme.
- Priebežne kontrolujte rozdiely oproti normovanej spotrebe.
- Archivujte doklady a evidenciu minimálne 10 rokov.
- Dbajte na to, aby každý výdavok mal jasnú väzbu na služobnú jazdu.
